สำหรับคนวัยทำงานที่มุ่งมั่นไขว่คว้าหาความสำเร็จ ทั้งในอาชีพและการใช้ชีวิต คงปฏิเสธไม่ได้ว่าในแต่ละวันมีเรื่องให้ต้องทำมากมาย การจัดการงานให้สำเร็จตามเป้าหมายจึงกลายเป็นเรื่องท้าทาย ด้วยเหตุนี้ จึงต้องใช้ To do list เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถวางแผนงานในแต่ละวันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเรามีทั้งข้อดีและวิธีการทำ Todo list มาแนะนำกัน
To do list คืออะไร ? และเทคนิคการจัดลำดับงานให้มีประสิทธิภาพ
To do list คืออะไร ?
To do list คือ เครื่องมือที่ช่วยให้สามารถวางแผนและติดตามความคืบหน้าของภารกิจต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นงานประจำวัน สัปดาห์ หรือโครงการระยะยาว การจดบันทึกสิ่งที่ต้องทำให้ไม่หลงลืมงานหนึ่งงานใดไป และยังช่วยจัดลำดับความสำคัญของแต่ละงาน เพื่อบริหารเวลาการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เทคนิคการทำ To do list มีอะไรบ้าง ?
ในปัจจุบัน To do list ทำได้หลายวิธี ซึ่งที่นิยมใช้กัน มีดังนี้
ระบบ ABCD หรือ Eisenhower Matrix
ระบบ ABCD หรือ Eisenhower Matrix เป็นเทคนิคสุดคลาสสิกในการจัดลำดับความสำคัญของงาน เพื่อใช้ทำ To do list โดยแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท คือ
- A งานสำคัญและเร่งด่วน ควรทำทันที
- B งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน ควรวางแผนทำในภายหลัง
- C งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ อาจมอบหมายให้คนอื่นช่วยทำได้
- D งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ควรพิจารณาตัดออก หรือทำในภายหลังได้
เมื่อจัดลำดับความสำคัญของงานเรียบร้อยแล้ว ให้เริ่มจัดการงานกลุ่ม A ก่อน จากนั้นค่อย ๆ ทำงานในกลุ่ม B C และ D ต่อไป
สูตร 1-3-5
สูตร 1-3-5 เป็นเทคนิคที่ใช้จัดลำดับความสำคัญของงานต่าง ๆ โดยในแต่ละวันควรกำหนดงานออกเป็น 3 กลุ่ม ดังนี้
- เลข 1 คืองานที่เป็นเป้าหมายหลักของวันนี้ และต้องทำให้สำเร็จ
- เลข 3 คืองานที่สำคัญรองลงมา โดยให้กำหนดไว้ 3 งาน
- เลข 5 คืองานเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่คาดว่าจะทำหลังจากงานสำคัญแล้วเสร็จ โดยให้กำหนดไว้ 5 งาน
วิธีการทำ To do list แบบนี้ จะช่วยให้สามารถจดจ่อกับงานหลักได้ง่ายขึ้น และไม่ต้องรู้สึกหนักใจกับงานอื่นจนเกินไป
แบ่งงานให้อยู่ในขอบเขตที่เหมาะสม
หลีกเลี่ยงการเขียนงานใหญ่ ๆ ลงไปใน To do list เพียงอย่างเดียว แต่ควรแบ่งเป็นงานย่อย เป็นขั้นตอนเล็ก ๆ เพื่อให้เห็นภาพชัดเจน เช่น หากต้องการเขียนบทความสำหรับลงเว็บไซต์ ให้แบ่งงานออกเป็น
- หาข้อมูล
- เขียนโครงเรื่อง
- เรียบเรียงเนื้อหา
- หาภาพประกอบ
- ตรวจทานความถูกต้อง
วิธีนี้จะช่วยให้จัดการได้ง่ายขึ้น ลดความเครียด และทำให้เห็นความคืบหน้าของงานได้อย่างชัดเจน
ใช้หลัก SMART
อีกหนึ่งเคล็ดลับในการทำ To do list คือกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน โดยใช้หลัก SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound) เพื่อให้งานแต่ละรายการสามารถทำได้จริง เช่น แทนที่จะเขียนว่า “เพิ่มทักษะด้านการตลาด” อาจเปลี่ยนเป็น “อ่านหนังสือเกี่ยวกับการตลาด 1 บทต่อวัน” หรือหากต้องการ “ออกกำลังกาย” ให้เขียนว่า “วิ่งเหยาะ ๆ 30 นาที เวลา 18.00 น.” เพื่อให้สามารถวัดผลได้จริง
ใช้แอปพลิเคชัน
นอกจากการนำสูตรต่าง ๆ มาช่วยทำ To do list แล้ว ยังสามารถใช้แอปพลิเคชันต่าง ๆ ในการสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำได้อย่างสะดวกรวดเร็ว โดยมีตัวอย่างเช่น
- Trello เหมาะสำหรับการจัดการงานโครงการที่ต้องติดตามความคืบหน้าหลายขั้นตอน เพื่อให้เห็นภาพรวมของงานได้ชัดเจน
- Todoist ช่วยให้สามารถจดบันทึกสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน ตั้งการแจ้งเตือน และติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดาย
- Google Keep เป็นเครื่องมือจดบันทึกแบบเรียบง่ายที่สามารถเชื่อมข้อมูลระหว่างอุปกรณ์ ทำให้เข้าถึงได้สะดวก
การเลือกใช้แอปพลิเคชันที่เหมาะสมกับสไตล์ของตนเอง จะช่วยให้การบริหารเวลาและภาระงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ปรับปรุง To do list ทุกวัน
To do list ควรมีการปรับปรุงและอัปเดตทุกวัน เพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุด โดยสิ่งที่สามารถทำได้ มีดังนี้
- ตรวจสอบว่างานใดสำเร็จแล้ว และขีดฆ่า หรือทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น เพื่อช่วยให้มองเห็นความคืบหน้าของงานได้ง่ายขึ้น
- ประเมินว่างานที่ยังไม่เสร็จควรจัดลำดับใหม่หรือไม่ อาจมีบางงานที่หมดความสำคัญหรือต้องเลื่อนออกไป หรือมีบางงานที่ต้องเร่งให้เร็วขึ้น
- เพิ่มงานใหม่ที่จำเป็นต้องทำ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีงานสำคัญตกหล่น
ข้อดีของ To do list คืออะไร ?
ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน
To do list ทำให้มองเห็นภาพรวมของงานทั้งหมด จึงรู้ว่าสิ่งใดควรทำก่อน-หลัง ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดโอกาสในการหลงลืมงานสำคัญ และสามารถจัดสรรเวลาได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น
เพิ่มความยืดหยุ่นในการวางแผน
การทำ To do list สามารถปรับเปลี่ยนและยืดหยุ่นตามสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันได้ เช่น หากมีงานด่วนหรือเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น ก็ต้องจัดลำดับใหม่โดยไม่ให้กระทบต่อโครงสร้างการทำงานหลักของวัน
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
การมี To do list ช่วยให้ทำงานได้เร็วและมีความจดจ่อมากขึ้น ไม่ต้องเสียเวลาไปกับงานที่ไม่สำคัญ สามารถใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ และลดความรู้สึกยุ่งเหยิงซึ่งอาจเกิดจากการจัดการงานที่ไม่มีแบบแผน
ลดความเครียดและความกังวล
การวางแผนล่วงหน้า ช่วยให้มั่นใจว่าสามารถจัดการงานได้ทั้งหมด ไม่ต้องกังวลเรื่องการลืมงานใดงานหนึ่ง หรือล้นมือจนทำไม่ทัน นอกจากนี้ การเห็นความก้าวหน้าของงานที่ทำเสร็จแล้ว ยังสร้างความรู้สึกผ่อนคลายและลดความกดดันจากงานซึ่งอยู่ระหว่างการดำเนินการอีกด้วย
สร้างความสุขจากการทำงานสำเร็จในแต่ละวัน
เมื่อทำงานเรียบร้อยและสามารถติ๊กเครื่องหมายว่าเสร็จแล้ว จะทำให้รู้สึกดีและมีกำลังใจในการทำงานมากขึ้น รวมถึงยังช่วยเสริมสร้างความมั่นใจในตนเอง ก่อให้เกิดแรงจูงใจในการทำงานของวันถัดไปได้เป็นอย่างดี
นี่เป็นเคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานดี ๆ ซึ่งเรานำมาบอกกัน สำหรับคนที่กำลังมองหางานใหม่ ๆ และต้องการสมัครงานบริษัทชั้นนำ อย่ารอช้า ! สำรวจตำแหน่งงานน่าสนใจกับ JOBTOPGUN แพลตฟอร์มที่รวบรวมประกาศรับสมัครงานคุณภาพจากบริษัทชั้นนำไว้มากมาย อีกทั้งยังมีข้อมูลเชิงลึกทั้งในด้านสวัสดิการและวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งจะช่วยให้คุณตัดสินได้ตรงตามความต้องการอย่างแท้จริง พร้อมสร้างโปรไฟล์ของคุณให้โดดเด่นกว่าใครด้วยเครื่องมืออันทรงพลังอย่าง Super Resume เพิ่มโอกาสให้คุณได้งานดี ในตำแหน่งที่ใช่ วันนี้ ! ดาวน์โหลดแอปพลิเคชันได้ฟรี ทั้งระบบ iOS และ Android
ข้อมูลอ้างอิง
- What is a ToDo List? Simple tool to organise everything. สืบค้นเมื่อวันที่ 30 มกราคม 2568 จาก //checkify.com/blog/what-is-a-todo-list/#:~:text=It’s%20a%20list%20of%20tasks,act%20as%20a%20memory%20aid.
- To-Do List. สืบค้นเมื่อวันที่ 30 มกราคม 2568 จาก //www.awork.com/glossary/to-do-list#creating-a-to-do-list
